Organisation de soirée événementielle — Soirée VIP

De plus en plus d’entreprises font confiance à des agences événementielles pour bénéficier de leur conseils d’experts et pour orchestrer leurs événements professionnels. Que votre soirée d’entreprise ait pour but de renforcer la cohésion d’équipe, de récompenser vos collaborateurs ou de valoriser le lancement d’un produit, ces prestataires sont là pour vous faciliter la vie.

 

L’organisation d’une soirée évènementielle, en particulier d’une soirée VIP, doit marquer les esprits de façon positive. Organisateurs, traiteurs, et animateurs vous aideront à préparer une soirée d’entreprise mémorable pour vos convives.

Une soirée de gala conviviale et originale passe par une organisation rigoureuse. Pour cela, il est bien souvent nécessaire de faire appel à un organisateur — ou à une organisatrice — chevronné. Fêtes de fin d’année, lancement produits, anniversaire d’entreprise, séminaire d’équipe, ce professionnel est spécialisé dans l’organisation de soirées évènementielles. Il vous aidera à faire le point sur vos besoins et à définir :

• Votre objectif : voulez-vous fédérer vos équipes ? Améliorer votre image de marque ? Faire l’inauguration d’un nouveau produit ? Récompenser vos collaborateurs ? ;
• Le public cible : la soirée s’adresse-t-elle à vos collaborateurs ? À vos clients ? À vos fournisseurs ? À vos partenaires ? ;
• Votre budget : cet élément conditionnera notamment le choix du lieu, des animations, des incentives et des prestataires ;
• Le lieu idéal : salle de réception, château, hôtel, cabaret, péniche… Le choix d’un lieu adapté est primordial pour une soirée réussie. Misez sur un lieu atypique pour émerveiller vos convives ;
• Le programme de la soirée : quels sont les différents temps forts ? Quelles animations insolites et festives mettre en place ? ;
• Le rétroplanning : création d’un site web évènementiel, envoi des invitations, privatisation de salle, location de matériel, logistique… Rien ne doit être laissé au hasard.

 

L’organisation d'événements est délicate. Il est essentiel d’être bien entouré et d’avoir de nombreux prestataires spécialisés à ses côtés.

Il existe deux sortes de soirées VIP : les événements à grande échelle qui offrent un accès avantageux à un groupe trié sur le volet et les événements exclusifs. Pour l’organisation de soirées événementielles dédiées à des invités prestigieux, chaque détail compte.

 

Il faudra notamment penser à réserver un lieu d’exception : privatiser une salle de réception pour votre projet évènementiel est une excellente idée. Il ne faut pas hésiter à miser sur des lieux de réception originaux qui feront rêver vos convives : châteaux, domaines en bord de mer, etc.

 

Il est aussi important de choisir des spécialités culinaires inventives. Faites confiance à vos traiteurs pour faire voyager vos convives et leur faire découvrir de nouveaux plats.

 

Enfin mettez en place des animations de soirée ludiques et originales. Dans cette logique, l’organisateur de la soirée pourra vous proposer mille et une idées : soirée dansante, escape game, soirée casino, murder-party, rallyes culinaires, etc.

 

Fêter un événement ne s’improvise pas. La préparation d’un séminaire d’entreprise, d’une réception ou d’un événement corporate ne peut se faire sans l’aide de prestataires qualifiés. Voici les principaux professionnels qui pourront vous aider dans l’organisation de vos évènements.

 

L’organisateur d'événement

Spécialiste de l’organisation événementielle, ce prestataire supervisera à vos côtés votre événement d’entreprise. Rétroplanning, délais de location, décoration de la salle, programmation des différentes activités… Tout sera géré avec professionnalisme et efficacité.