Small Meetings : tendances 2018

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Successful Meetings a réalisé une enquete auprès de ces lecteurs sur le segment « Small Meetings », les réultats sont intéressants. 

Récemment, Successful Meetings (magazine américain dédié au MICE) a envoyé un sondage à son  lectorat dans le but de connaître de quelle manière ils organisaient leurs petites réunions.

Parmi les répondants 41% étaient des planificateurs d’entreprise, 29 % des planificateurs d’associations, 30% des planificateurs indépendants ou tiers (agence, venue finder…). De ce nombre, 63% ont dit que trouver les dates de disponibilité était la partie la plus difficile dans la planification d’une petite réunion.

Qu’est-ce qui constitue une petite réunion ?

  • 25 ou moins : 38 %
  • 50 ou moins : 31%
  • 10 ou moins : 19 %
  • 100 ou moins : 12 %

Différences démographiques importantes – par catégorie de planificateurs (Entreprise / Tiers / Association)

  • 50 ou moins : 26 % / 42 % / 27 % / 27 %
  • 100 ou moins : 9 % / 9 % / 21 % / 21 %

Une majorité des planificateurs sont d’accords pour définir les réunions de 25 participants ou moins comme des petites réunions, alors que les planificateurs d’associations considèrent une petite réunion avec 100 participants, comparativement aux planificateurs d’entreprise ou à des tiers planificateurs. Toutefois, 15% de planificateurs tiers considèrent les réunions de 50 personnes

Le nombre le plus courant de petites réunions que les organisations accueilleront en 2018 :

  • 5 ou moins : 35 %
  • 6 – 10 : 28%
  • 11 – 25 : 21%
  • Plus de 50 ans : 9%
  • 26 – 50 : 7%

Délais d’exécution les plus courants pour les petites réunions :

  • 1 – 3 mois : 45%
  • 3 – 6 mois : 35%
  • 2 – 4 semaines : 27%
  • 6 – 12 mois : 22%
  • Moins de deux semaines : 20%
  • Plus d’un an : 8 %

Différences démographiques importantes – par catégorie de planificateurs (Entreprise / Tiers / Association)

  • Moins de deux semaines : 25% / 14% / 17% / 17%
  • 1 – 3 mois : 41% / 54% / 41% / 54% / 41%
  • 6 – 12 mois : 16 % / 28 % / 24 % / 24 %
  • Plus d’un an : 4 % / 8 % / 12 % / 12 %

Lorsqu’il s’agit de délais de moins de deux semaines, un pourcentage nettement plus élevé de planificateurs d’entreprise (25 %) est sous le feu des projecteurs. Comparativement aux tiers planificateurs (14%) et aux planificateurs d’associations (17%). Les planificateurs d’entreprise (4%) ont moins de chances  d’avoir plus d’un an pour planifier une petite réunion par rapport aux tiers (8%) et aux planificateurs d’associations (12%).

Destinations les plus courantes pour l’accueil des petites réunions :

  • Intérieur seulement : 73 %.
  • International seulement : 2%.
  • Les deux : 25

Différences démographiques importantes – par catégorie de planificateurs Entreprise / Tiers / Association / Association

  • Uniquement au Canada : 77 % / 63 % / 80 % / 80 %.
  • National et international : 23 % / 33 % / 33 % / 18 %.

Les planificateurs tiers (33%) ont plus de probabilités d’organiser de petites réunions vers des destinations nationales et internationales que les planificateurs d’entreprises (23%) et d’associations (18%).

De plus, les planificateurs d’entreprises (77%) et d’associations (80%) ont tendances à se concentrer uniquement sur les destinations nationales que tiers planificateurs (63%).

Propriétés les plus communes pour l’accueil de petites réunions :

  • Centre-ville : 57%
  • Station : 47%
  • Centre de conférences : 43%
  • Hôtel de l’aéroport : 34%
  • Centre de jour : 23%

Différences démographiques importantes – par catégorie de planificateurs (Entreprise / Tiers / Association)

  • Centre-ville : 52 % / 67 % / 56 % / 56 %
  • Station : 45% / 59% / 37% / 37%

Les planificateurs tiers vont plus utiliser le centre-ville (67 %) ou les propriétés de villégiature (59 %) que les entreprises (52 % – centre-ville ; 45 % – centre-ville) ou des planificateurs d’associations (56% – centre-ville ; 37% – centre de villégiature).

Les sources de partenariat les plus courantes au cours de la sélection du site, de l’approvisionnement, de la planification et de l’exécution des petites réunions :

  • Outils de demande de propositions et/ou de réservation en ligne : 70%.
  • Organisme de marketing de destination ou office de tourisme : 36 %.
  • Destination Management Company : 27%.
  • Applications mobiles : 19%.

Différences démographiques importantes – par catégorie de planificateurs (Entreprise / Tiers / Association)

  • DMO ou Office de Tourisme : 28% / 46% / 39% / 39%.

Les planificateurs tiers (46%) vont davantage s’associer à des OGM ou à des offices du tourisme que les planificateurs d’entreprise (28%).

Nombre de petites réunions, avec des outils en ligne permettant au visiteurs du site de participer en live à l’événement :

  • Moins de 10 % : 71 %.
  • 11-25 % : 13 %.
  • 51-75 pour cent : 5 %.
  • 26 à 50 % 6 % 6
  • 76-100 pour cent 6 % 6

La plupart des types d’outils de médias sociaux utilisés pour promouvoir les petites réunions et/ou encourager la participation hors site.

  • Ne pas utiliser les médias sociaux : 44%
  • Facebook : 41%
  • Twitter : 30%
  • LinkedIn : 30%
  • Plates-formes de réunions virtuelles : 13%
  • Instagramme : 12%
  • Intérêts : 3%

Différences démographiques importantes – par catégorie de planificateurs (Entreprise / Tiers / Association)

  • Twitter : 17% / 37% / 40% / 40%.
  • Facebook 34 % / 46 % / 48 % / 48 %.

Pour les planificateurs d’entreprise l’utilisation de Twitter (17%) ou (Facebook 34%) est plus probable que les tiers (37 % – Twitter ; 46%- Facebook) ou les planificateurs d’associations (40 % – Twitter ; 48 % – Facebook).

Facteurs les plus difficiles à prendre en compte lors de la planification d’une petite réunion :

  • Trouver les dates disponibles : 63%
  • Tarifs des chambres de négociation : 53%
  • Trouver un espace de fonction approprié sur le site : 48%
  • Obtenir ce dont vous avez besoin du personnel A/V : 20%
  • Organiser les F&B : 18%
  • Réservation de haut-parleurs : 16%
  • Création des thèmes de l’événement : 13%
  • Obtenir ce dont vous avez besoin du personnel du banquet : 11%
  • Réservation du billet d’avion : 11%

Les objectifs de l’organisation sont mieux réalisés dans le cadre d’une petite réunion :

  • Formation : 76%
  • Stratégies : 71%
  • Consolidation d’équipe : 61%
  • Créer une culture d’entreprise : 26%
  • Promotion de l’organisation : 25%
  • Vendre le produit : 16%

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