Comment organiser une réunion efficace ?

D’après le baromètre Wisembly/IFOP, un cadre passerait en moyenne 24 jours par an en réunion, soit presque un mois. Or, la majorité de ces rassemblement est jugée inefficace, souvent à cause du manque de préparation. On parle alors du syndrome de “réunionite”, comprenez un besoin excessif et chronique d’organiser des réunions pour avancer sur différents projets, même quand ce n’est pas forcément nécessaire.

Alors pour éviter d’organiser une énième réunion qui ne servira à rien, voici nos conseils :

1.               Définir le but de la réunion

Si vous organisez une réunion c’est que vous avez besoin de rassembler votre équipe pour discuter d’une problématique ou d’un sujet ensemble. Avant d’envoyer une invitation à tout le monde, rédigez en une phrase la problématique de cette réunion, puis les sujets qui y seront abordés et enfin le rendu espéré à la fin de cette réunion.

Par exemple, si vous devez organiser la réunion mensuelle sur les KPIs de votre équipe, vous rédigerez :

  • problématiques : où en sommes-nous par rapport aux objectifs.
  • sujets abordés : présentation des KPIs des différents membres de l’équipe, comparaison aux objectifs et réflexion sur les pistes de correction éventuelles.
  • rendus espérés : définition des actions de correction des KPIs, ou validation des actions actuelles.

En procédant ainsi, vous éviterez de passer 1 heure ou plus à discuter de chiffres qui ne veulent rien dire et que tout le monde aura oubliés ensuite.

2. Réduire le nombre de participants au strict minimum

“Si vous ne dites rien à une réunion, c’est que vous n’avez rien à y faire”. Cette adage peut sembler un peu trop simpliste, et pourtant il est vrai. Lorsque vous participez à une réunion c’est avant tout pour échanger sur un sujet qui vous concerne. Si un membre de la réunion ne participe pas de toute la réunion, c’est soit que celle-ci ne le concerne pas, soit qu’il n’a rien à apporter à la discussion. Dans ce cas là, inutile de l’inviter.

En étant trop nombreux vous augmentez le risque de confusions ou digressions. En vous contraignant au strict minimum en terme de participants, vous augmentez le temps de parole de chacun et fluidifiez la communication. Notre conseil : pas plus de 6 personnes par réunion.

3. Bien choisir le lieu de la réunion

Cela peut paraître trivial, mais bien choisir le lieu de la réunion est important car il permet de la scénariser, de la contextualiser. De plus, il est possible que vous ayez besoin de certains équipements, pour faire une présentation ou encourager la participation des membres de la réunion par exemple. De nombreux sites permettent de réserver des salles de réunion pour choisir le lieu le plus adapter à la votre.

Pour un point rapide, préférez des espaces qui n’invitent pas à s’installer, comme de petites salles de réunion ou, encore mieux, un espace sans chaises ni tables. Vos réunions seront plus rapides et vous irez plus vite à l’essentiel.

Pour une séance de brainstorming, préférez des espaces qui invitent à la création, comme des espaces détente ou des salles de réunion équipés de paperboards ou de murs en véléda. L’idée est de libérer la créativité de chacun dans un cadre qui change de l’habituel.

Pour une présentation à la direction, n’oubliez surtout pas de penser à tout l’équipement nécessaire pour une présentation la plus claire et audible possible. Un vidéo-projecteur et un micro peuvent être utiles par exemple.

Si vous suivez ces 3 conseils, vos réunions devraient être nettement plus efficaces.