Communiqué : Etude ACTE & HRS : La simplification, priorité élevée des Travel Managers, reste un parcours semé d’obstacles

Chez les entreprises leaders, la collaboration est l’arme ultime pour atteindre les objectifs de simplification

Face à la prolifération des nouvelles technologies et à l’évolution des besoins et des attentes des voyageurs d’affaires, les Travel Managers s’évertuent à gérer des programmes voyages complexes à niveaux multiples. D’après une nouvelle étude réalisée par l’ACTE (Association of Corporate Travel Executives) avec le soutien d’HRS, les Travel Managers ont conscience de ces difficultés et savent que la simplification des programmes pourrait s’avérer profitable. Néanmoins, les initiatives de simplification sont rarement prioritaires au sein des entreprises.

La nouvelle étude, intitulée Simplifying Managed Travel, révèle que la sécurité des voyageurs est au centre des préoccupations : la plupart des acheteurs (94 %) déclarent que le devoir de protection est une priorité élevée. C’est même la priorité absolue pour 82 % d’entre eux. La simplification, que 72 % des acheteurs considèrent comme une priorité élevée pour leur programme voyages, arrive juste après la réduction des coûts (88 %), la sécurité des données (84 %) et l’amélioration de la satisfaction du voyageur (75 %).

Et pourtant, les Travel Managers reconnaissent que les initiatives de simplification peuvent favoriser le succès des autres priorités stratégiques. Par exemple, ils sont 47 % à estimer que la simplification améliore le devoir de protection, et 39 % qu’elle réduit le coût global de la politique voyages.

« Tout comme les voyageurs, les Travel Managers rêvent d’un système plus simple pour le voyage d’affaires. Aujourd’hui, beaucoup n’ont pas les moyens de passer en revue les politiques, les processus et les outils obsolètes, car de nouvelles technologies ont été introduites sans retirer les anciennes », explique Greeley Koch, Executive Director d’ACTE. « L’ironie de l’histoire, c’est que la simplification peut aider à atteindre les objectifs métiers les plus prioritaires. Les Travel Managers qui embrassent cette philosophie et utilisent la simplification pour répondre à d’autres préoccupations peuvent se positionner en authentiques leaders dans leur entreprise. »

Les Travel Managers s’efforcent de traduire les priorités en actions 
Même si l’importance de la simplification est reconnue, les Travel Managers constatent qu’il y a loin de l’intention à l’exécution. Compte tenu du poids stratégique de la sécurité des voyageurs, le devoir de protection est la priorité numéro un des acheteurs en matière de simplification : une majorité (83 %) affirme qu’il requiert des actions immédiates (62 %). La sécurité des données apparaît en deuxième position sur la liste de leurs objectifs de simplification. 
Néanmoins, la discordance entre les priorités de simplification des acheteurs et leur comportement réel montre que la réalisation des objectifs stratégiques n’est pas dénuée d’obstacles. Par rapport aux autres priorités, le devoir de protection et la sécurité des données souffrent de difficultés d’exécution significatives. En effet, plus d’un acheteur sur cinq déclare ne pas agir concrètement pour résoudre ses problèmes de sécurité des voyageurs (23 %) et des données (24 %).

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Les fournisseurs et les responsables internes doivent devenir les partenaires de la simplification

Actuellement, les programmes voyages complexes font intervenir un grand nombre de partenaires et d’acteurs internes mais aussi externes. Dans la majorité des cas, l’efficacité des initiatives de simplification requiert un soutien de leur part. Alors que près d’un acheteur sur cinq n’obtient aucune assistance des autres services, la plupart signalent que les responsables internes participent aux initiatives de simplification :

  • Le service Achats est le plus souvent considéré comme un partenaire de simplification (57 %) ;
  • Viennent ensuite les équipes internes de Gestion du risque, de Sécurité et de Communication (40 %) ;
  • Le service Informatique (36 %) et les Ressources humaines (28 %) sont davantage en retrait.

Les tiers peuvent fournir des outils et une expertise utiles pour soutenir les initiatives de simplification des acheteurs de voyages. Cette aide serait d’ailleurs la bienvenue : plus de la moitié des acheteurs qui ne reçoivent aucune assistance de la part des fournisseurs de voyages déclarent en ressentir le besoin. Les données internes et externes révèlent que les acheteurs de voyages qui font de la simplification une haute priorité stratégique collaborent plus efficacement pour atteindre leurs objectifs dans ce domaine.

« En entreprise, la valeur ajoutée de la gestion du voyage se mesure de plus en plus via l’optimisation des processus et la collaboration interservices », explique Tobias Ragge, PDG d’HRS. « L’étude montre que cette collaboration étroite est vitale et que les entreprises leaders s’appuient sur leur réseau de responsables internes, mais aussi sur les données, les conseils et le soutien des partenaires externes pour atteindre leurs objectifs stratégiques. »

Une simplification plus efficace 
La simplification est un passage obligé pour les Travel Managers désireux d’atteindre leurs objectifs métiers. Et pourtant, face aux problèmes de ressources limitées et de soutien à géométrie variable de la part des responsables internes et externes, les acheteurs doivent communiquer davantage avec les fournisseurs, les autres services de l’entreprise et les voyageurs eux-mêmes.

« Les Travel Managers doivent gérer tellement de priorités concurrentes qu’il est parfois facile de perdre de vue l’acteur le plus important : le voyageur d’affaires », rappelle Greeley Koch. « La simplification permet aux voyageurs de moins s’inquiéter de la logistique du voyage et plus des objectifs fixés. C’est là toute la différence entre un bon et un excellent résultat commercial. »